ITコンサルをめざした日々

地方のITコンサルの質があまりにまだらなので、自分でも少しがんばってみようかと・・・

IT化から見た日報の役割

日報とその管理方法を見ると会社の方針が見えてきます。
社長も一緒に頑張ろうという会社では、日報に未来の事を書かそうとするし、社長が管理したがる場合は起こった事を書かそうとします。地方の中小企業に多いタイプです。

最近のITを導入できるのは前者のタイプです。

これからのスケジュールを書き出してみんなで最善を作り出そうとしているのなら、それをコミュニケーションツール(グループウェアって最近言わないですよね)に登録する事でより効率的にスケジュールできます。また最近はAIを使った行動提案ができるようになったので、効率的な行動をよりしやすくなっています。

ただ、これは全てパソコンやスマートフォンが使える前提。

あれだけパソコンやスマホが普及していても業務で使うことは困難な人が中小企業では半分以上しめています。あまり体感できませんが、誰かが補っているのが中小企業です。

例えばスケジュールをスマホに入れてる人っている案外少ないと思います。

「必要ないです」って言われますが、スケジュール用の手帳は持っていたりします。

予定時間前に呼び出し音鳴らしたり名刺交換履歴を管理したり大変便利なのですが、そこまで使われていないのではないでしょうか。

そんな人たちをいかに効率的にパソコンやスマートフォンを使えるようにするかの教育の計画もしっかり考えなくてはいけません。

意外にコストはかかるのですが、長期的考えるのならまず使うべき機能です。

「ヒマがない」ひとの考察

「ヒマがない」という言葉よく聞きませんか?

その言葉を聞く時はほとんど何かを頼んだ時だと思います。

何かを頼む背景には

「この人ならなんとかしてくれる」

「この人の仕事は丁寧」

「今までの実績からいいものができる」

などがあるのではないでしょうか。

頼む人からすると「何かを期待してお願いをする」で、そして「期待を裏切る」ことが

「ヒマがない」

という言葉なのです。

期待を裏切ると信用が無くなるというのは当たり前のことで、そのうち期待をしてくれていた人からお声がかからなくなる、強いては記憶から消されてしまうのです。

ではどうしたらいいか。

「ヒマがない」というのは「時間がない」ことが多いです。

本人に時間がなかったら他の人の時間を使わせてもらうと効率的になります。

他の人に最初の頼んだ人も含むと時間は無限にあると言えます。

人の時間を使わせてもらうには、「何か目的を持ってお願いをする」、「時間を使わせている人にもメリットがある」、お互いに得しかない事でないとできません。

最初の頼んだ人に返して得がないような話なら最初の人が悪いし、頼むべきことではないと思います。

頼むべきことではないのなら「ヒマがない」を伝えるのではなく「頼むべきではない」ことを伝えるべきなのです。

 

まぁ、だいたいそんな感じでケンカが始まるのですが、。

 

ビジネスメール詐欺がいまいち知られない理由

今年のはじめにJAL3.8億円被害に遭ったビジネスメール詐欺がありました。

結構な額のため少しは騒がれたのですが、今はさほど騒がれずいろんな方とお話しても考慮したルールを作られていることが皆無です。

例えば、メールで連絡や情報を交換する場合に先にメールアドレスを公開しない。
メールアドレスはドメインメールでなく、フリーメールやプロバイダーメールだったりします。

そのメールアドレスの所有者が正しいか不正かわかりかねます。

この場合、ビジネスメール詐欺の踏み台対象になりかねません。

こんな話の場合送り主が「私はできている」「私はそんな被害に遭わない」という過信・慢心を持っていることがほとんどです。

いまや多くの人が年齢や経験、地位名誉などにより上下関係を作るのではなく、みんなフラットな関係を保つ必要があるのだと思います。

人とのやり取りは面倒でも丁寧に、人の話はよく聞くことが大事です。

仕事で使うクラウドソフトと2段階認証

インターネットを使用したクラウドアプリを積極的に使うことをおススメされるコンサルティングの方が多いように感じます。

基準はビジネスで使える機能であるかどうか。値段は格安なんでいいでしょって言われるんですよ。

それでいいのですが、もっと最初に考えることがあると思っています。

その機能を使うための設定をするときに認証システムに問題がないかです。

銀行のインターネットによる口座照会などをされている方にはよくわかっていただけると思うのですが、ユーザー名とパスワードを入力のあと、1分くらいしか使えないパスワード(ワンタイムパスワードといいます)を入力する仕組みがあります。
これの場合、もしユーザ名とパスワードが盗難を受けても、このワンタイムパスワードが盗難をされないかぎりその機能を使うことができません。

この機能を2段階認証といいます。

この機能がないとクラウドアプリに入っているデータは丸裸同然なのです。

最近SMB向けコンサル業をされている方でこの辺を軽視されている方を多く見受けます。

この辺の認識がコンサルさんの一つの見極め方なのかもしれません。

 

 

PDCAとIT導入

会社の問題点を「ヒアリング」して、問題点を解消するIT化プランを「提案」、提案を基に問題点が解消できるか確認、より良い解消方法を相談してプランの変更をして「決定」、そのプランを「導入」します。

「決定」時点でプランは確定しており、「導入」ではそのプラン通りに行います。

「導入」完了後、問題点が解消しているかを確認して解消していないときには対策を考える。

これがIT化の流れです。

経営者が好きな「PDCA」フローが存分に含まれている仕組みです。

しかし、その会社の体質によっては、

プランを立てて、導入中にプラン変更が発生し、プランを立てるところへ戻る。また導入が始まり、またプラン変更!!

これをグルグル回される会社もたくさんあります。

ほとんどの場合「決定」以降の変更は別費用とされるはずですが、これをゴネる経営者も多いです。

こんなことをすると、「PDCA」を回せない会社ですと宣言しているようなものなのですが。。。

この話の問題は「PDCA」のC

C=問題点の解消

に行き着かないと判断できるプランだったとの事です。問題点の洗い出しが十分に出来ていないまたはプランの精査が十分に出来ていないことがほとんどで、そのせいでプランが甘くなってしまったのです。

プランが甘かったせいで導入中のものを停止させ再プランをする。そのことで追加費用がかかる。

当たり前のことを当たり前に考える必要があります。

 

しっかりと「PDCA」を実行できる会社はこんなところから差がでます。

 

結構みんな見ています。。。

 

ITコンサル始めました・・・

ITコンサルティングの質があまりにまちまちなので自分でもできそうな気がしています。

その道中・思ったことを日記的に記していければと思っています。

コンサルティングは要求されている業界の過去から最新まで広い知見と、いろんな人から信用をしてもらえる人間性を要求されている職種です。

ITは一般の人からすると少しハードルが高く見得るようです。

ITコンサルティングに要求される能力は、

1.最新のITトレンドを知っていること

2.最新のITトレンドを加味した業務改善策提案ができること

3.導入手順及び導入支援ができること

です。

この3つが不安定な人が多い、特に1.が全くないITコンサルティングが地方には多い気がします。

ITの最新は日進月歩で進化し、1カ月でガラッと変わることも不思議ではありません。

競合技術が敵対企業に買収されて、一つのサービスとして提供されることもよくある話です。

日々のITトレンドに敏感で、この先残る技術を推測できることが必要だと思います。